Il 12 febbraio scorso, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) ha pubblicato un documento in cui vengono fornite indicazioni operative per la gestione del Whistleblowing (“La disciplina del Whistleblowing: indicazioni e spunti operativi per i professionisti”).
Il documento è stato elaborato anche grazie ai contributi di ABI – Associazione bancaria italiana, AITRA – Associazione italiana trasparenza e anticorruzione e di AODV231 – Associazione dei componenti degli organismi di vigilanza ex D.Lgs. 231/2001. L’approccio multidisciplinare riflette l’attuale integrazione della disciplina del Whistleblowing con altre normative di settore, in ambito pubblico e privato, come quella bancaria, finanziaria, assicurativa, in materia di antiriciclaggio, in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, il D.Lgs. 231/2001 in tema di responsabilità amministrativa degli enti, del segreto d’ufficio e professionale. Un interessante spunto del documento è proprio il concetto di “compliance integrata” ovvero “l’adozione di un approccio integrato in relazione al tema della compliance, affinché il Whistleblowing si inserisca in maniera organica nel sistema complessivo delle procedure eventualmente già esistenti, al fine di evitare duplicazioni o sovrapposizioni che rischierebbero di appesantire eccessivamente i processi operativi dell’ente”. Se pensiamo al complesso sistema dei controlli interni e di governance su cui le società fondano il proprio funzionamento e ad una sempre maggiore richiesta di responsabilizzazione delle Società in ottica di prevenzione dei rischi e degli illeciti (accountability), il Whistleblowing deve divenire parte attiva di questo sistema di prevenzione, ponendosi quale punto di intersezione tra procedure e controlli, attraverso l’incentivazione a segnalare la violazione delle procedure stesse.
Tra gli aspetti principali inerenti alla costruzione di un sistema di Whistleblowing emerge senza dubbio quello dalla tutela di colui che procede alla segnalazione (il “segnalante”) e, in particolare, della riservatezza della sua identità. Le società devono adottare procedure specifiche e canali dedicati (software digitali specifici, piattaforme web, numeri verdi con call center terzo etc) che consentano di preservare i dati di coloro che intendono segnalare presunte e/o reali irregolarità rispetto alle normative di riferimento e/o violazioni anche di natura penale. Al tempo stesso, tali procedure devono essere strutturate in modo da impedire il verificarsi di ritorsioni da parte del datore di lavoro nei confronti del segnalante e deve contemplare una serie di sanzioni applicabili in caso di atti discriminatori.
In tale contesto, assume un ruolo centrale l’organo di controllo della struttura organizzativa, deputato alla verifica della corretta attuazione del sistema, dell’applicazione delle procedure e dell’assenza di irregolarità. A titolo esemplificativo, nel settore privato un ruolo centrale potrà essere svolto dall’Organismo di Vigilanza – incaricato della vigilanza sull’attuazione ed effettiva applicazione dei presidi inclusi nei Modelli di Organizzazione Gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 costituito da professionalità esterne alla Società. Tale organo di controllo potrà essere diretto destinatario dei flussi informativi aventi ad oggetto le segnalazioni di criticità e/o presunte/reali violazioni delle normative di riferimento e potrà adoperarsi per verificare la fondatezza o meno della segnalazione, fermi restando gli obblighi di riservatezza sull’identità del segnalante. Componente rilevante dell’efficace attuazione del sistema di Whistleblowing nel settore privato è, infine, costituita dall’attività di formazione, comunicazione e informazione dei lavoratori sulla tematica specifica. Tale attività, se concretamente svolta, conferma la volontà delle Società di essere parte attiva nella prevenzione di violazioni e/o illeciti penali, nella garanzia della tutela del segnalante e nella cooperazione delle persone nella effettiva realizzazione dell’obiettivo di legalità. In particolare, le best practice di mercato suggeriscono di adottare un piano annuale di sessioni formative dei lavoratori, al fine di assicurare maggior continuità nella sensibilizzazione sulle finalità del Whistleblowing e sulla procedura adottata.
La nuova sfida per le Società di Consulenza e per i relativi professionisti è pertanto quella di assicurare un ruolo primario nella ricerca di un punto di equilibrio tra rispetto delle normative di riferimento, esigenze di controllo e di formazione e necessità di garantire adeguati livelli di efficienza aziendale, il tutto anche in un’ottica di Compliance Integrata che permetta alle Società di beneficiare dei vantaggi competitivi della normativa con economia di costi e impegno.
Antonio Cocco